Für Unternehmen ist die Anschaffung von neuer Software oft ein teures Unterfangen, vor allem wenn man Lizenzen für einen großen Mitarbeiterstamm benötigt. Der Kauf von gebrauchter Software kann daher eine große Kostenersparnis darstellen. Viele Unternehmen schrecken jedoch davor zurück, in dem Glauben, dass es sich dabei nicht um legale Lizenzen handelt. Diese Sorge ist jedoch unbegründet, wenn man sich an einen vertrauenswürdigen Lizenzshop wendet.
Die Vorteile von gebrauchter Software
Der größte Vorteil beim Erwerb von gebrauchter Software ist wohl die enorme Kostenersparnis. Während eine Windows 10-Lizenz im Microsoft-Shop um die 150 Euro kostet, kann man dieselbe Software in einem Lizenzshop für 30 Euro erwerben. Ein anderer Grund, warum viele Unternehmen lieber gebrauchte Software benutzen, ist das Vermeiden eines Abos. Wenn ein Software-Entwickler (z.B. Adobe) sämtliche seiner Anwendungen wie Photoshop oder Lightroom nur noch in einem monatlichen Abo anbieten, wollen einige Unternehmen, die diese Software möglicherweise nur sporadisch nutzen, hier gar nicht mitziehen, weil es sich nicht für sie lohnt.
Wer nicht immer die neuesten Features einer Software braucht, kann sich mit einer älteren, weniger umfangreichen Version durchaus begnügen. Dies gilt beispielsweise auch für die Microsoft-Office Produkte. Ein Abo für Office 365 kommt möglicherweise nicht für jedes Unternehmen in Frage, wenn es in der Office 2019-Suite alle Funktionen vorfindet, die zur täglichen Arbeit nötig sind.
Vorausgesetzt, dass das Betriebssystem immer mitmacht, kann eine gebrauchte Software so lange benutzt werden, wie sie benötigt wird, da sie sich nicht abnutzt oder abläuft. Auch das kann ein großer Vorteil für ein Unternehmen sein, denn hat man erst einmal einen Workflow z.B. in der ERP-Software etabliert, möchte man diesen Prozess nur ungern wieder umstellen.
Wie kommen Lizenzshops an die günstigen Lizenzen?
Wer also gebrauchte Software-Lizenzen erwerben möchte, sollte sich an einen entsprechenden Händler wenden. Die meisten dieser Shops bieten sogenannte OEM- und Volumenlizenzen an. OEM steht für Original Equipment Manufacturer. Das bedeutet, dass OEM-Lizenzen oft als vorinstallierte Anwendungen beim Neukauf eines Laptops oder PCs mit dabei sind. Volumenlizenzen kaufen Unternehmen meist in großem Umfang für ihre Mitarbeiter/innen. Ist der Bedarf nach dem Erwerb dieser Lizenzen geringer als im Vorfeld abgeschätzt, beispielsweise weil nur einzelne Angestellte die Software benutzen und nicht die komplette Belegschaft, entsteht ein Überschuss an ungenutzten Lizenzen.
Unternehmen dürfen nach europäischem Recht seit 2012 ihre überschüssigen Lizenzen verkaufen. Hier kommen dann die Lizenzshops ins Spiel, die diesen Überschuss komplett aufkaufen – zum Bruchteil des Preises, den das Unternehmen bezahlt hat. Auf diese Weise können Lizenzshops ihre Lizenzen zu sehr günstigen Preisen anbieten.
Der Verkauf von Lizenzen ist legal, jedoch muss sich der Händler an einige Regeln halten. Die Lizenzen, die er verkaufen möchte, müssen beispielsweise zum erstmaligen Vertrieb innerhalb der EU vom Anbieter (z.B. Microsoft) bereitgestellt worden sein. Lizenzen, die für den asiatischen Raum vorgesehen waren, dürfen daher nicht legal in der EU verkauft werden. Des Weiteren dürfen die Lizenzen zeitlich nicht befristet sein, und mögliche Softwarekopien, die mit einer bestimmten Lizenz verknüpft sind, müssen auf den Geräten des Vorbesitzers gelöscht worden sein.
Wird eine OEM-Lizenz von Windows verkauft, muss der Händler den damit verknüpften Key (Installationsschlüssel) an Microsoft melden. Dann erhält er einen neuen Key sowie Installations-DVDs, die die Kunden vom Händler dann ganz legal erwerben können. Diese Sonderform von Lizenz wird auch MAR-Lizenz genannt (Microsoft Authorized Refurbisher). Der Händler garantiert auf diese Weise, dass es sich um legale Lizenzen handelt und ist dann auch verpflichtet, für Ersatz zu sorgen, falls sich das Produkt nicht aktivieren lässt.
Worauf kommt es beim Kauf von gebrauchter Software an?
Ganz auf der sicheren Seite ist man, wenn man bei einem Händler bestellt, der den erworbenen Lizenzen neben einem Lieferschein und einer Rechnung auch eine Bestätigung beilegt, aus der hervorgeht, dass sämtliche mit den Lizenzen verknüpfte Software-Installationen von den Geräten des Vorbesitzers gelöscht wurden und dass die Lizenz für den EU-Raum bestimmt ist. Oftmals bekommt man von Lizenzshops jedoch nur einen Key zum Aktivieren der Software und keinen Nachweis, dass sich diese noch auf anderen Geräten befindet. Jedoch bedeutet das nicht, dass es sich dabei um illegale Lizenzen aus dem nicht-europäischen Raum handelt.
Lässt sich die Software mit dem mitgelieferten Key aktivieren, ist das ein gutes Zeichen, denn unseriöse Anbieter verkaufen denselben Key mehrmals. Wie bei anderen Online-Shops auch, ist es ratsam, sich Bewertungen durchzulesen, um einen Eindruck darüber zu bekommen, ob sich die Keys problemlos aktivieren lassen.
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