Ein Firmenumzug kann eine wirklich nervenaufreibende Angelegenheit sein. Alles muss sorgfältig geplant sein, damit am eigentlichen Umzugstag möglichst nichts mehr schief geht, was den Prozess verlängern könnte. Schließlich ist jede (ungeplante) Ausfallzeit für Unternehmen ein empfindlicher Verlust von Arbeitszeit, die sich in der Regel direkt in ausbleibenden Umsatz übersetzen lässt. Diese Checkliste hilft dabei, den Überblick zu behalten.
1. Sorgfältige Inventur
Eine gründliche Inventur geschieht am besten schon einige Wochen vor dem eigentlichen Umzug, denn sie nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Viele Unternehmer nutzen die Inventur auch, um eventuelle bislang aufgeschobene Anschaffungen zu erledigen, kräftig auszumisten oder altes Inventar gegen neues einzutauschen.
Je länger ein Unternehmen bereits besteht, desto mehr ‚Altlasten‘ sammeln sich auch beim Inventar und vor allem im Archiv an. Es ist überaus ärgerlich, wenn diese Dinge in Eile erledigt werden müssen. Professionelle Umzugsunternehmen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind, helfen übrigens gern bei der Inventur mit oder übernehmen sie gleich komplett.
2. Strategischer Terminplan
Falls Teile des Unternehmens nie wirklich Pause machen dürfen, muss der Firmenumzug in Etappen und Schichten eingeteilt werden. Zunächst ziehen also die Abteilungen um, die beispielsweise am Wochenende ohnehin unbesetzt sind. Später folgt dann das zeitkritische Personal. In Schichtbetrieben mit Übergangsbüros lässt sich sogar ein nahtloser Betrieb ermöglichen.
Voraussetzung hierfür ist allerdings ein streng getakteter Terminplan, der nicht nur mit allen Mitarbeitern, sondern auch mit dem Umzugsunternehmen abgesprochen sein muss. Immer und überall lohnt es sich auch, großzügige zeitliche Puffer einzuplanen. Dass bei einem größeren Umzug wirklich so rein gar nichts schief geht, ist leider eher unwahrscheinlich.
3. Kluge Neuverteilung der Räumlichkeiten
Was sich einmal zur Gewohnheit entwickelt hat, wird nur noch selten als wirklich unproduktiv wahrgenommen. Das betrifft beispielsweise auch die Aufteilung der Räume in einem Unternehmen. Nicht selten verändern sich über die Jahre die geschäftlichen Praktiken und ehemalige Aufteilungen sind nicht mehr zeitgemäß, etwa weil lange Wege zwischen Abteilungen bestehen, die des öfteren in persönlichem Kontakt stehen müssen. Solche Feinheiten arbeitet man am besten im Vorfeld mit den Mitarbeitern aus.
4. Anfahrts- und Zufahrtswege rechtzeitig räumen
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber leider immer wieder ‚übersehen‘: Ein Umzug braucht Platz – und zwar nicht nur in den Gebäuden. Gerade wenn ein großes Umzugsunternehmen mit mehreren Transportern für den schnellen Standortwechsel anrückt, müssen die Anfahrts- und Zufahrtswege großflächig geräumt sein, damit nicht nur die Fahrzeuge, sondern auch die Möbelpacker genug Platz zum Rangieren haben.
Gegebenenfalls lassen sich sogar entsprechende Park- und/oder Halteverbote bei der jeweiligen Stadtverwaltung oder dem Ordnungsamt beantragen. Für genehmigte Halteverbote fallen geringe Gebühren an, besser als das eigenhändige Anbringen von Absperrbändern etc. ist das aber allemal: Letzteres ist nämlich erstens nicht rechtlich bindend und kann zweitens als gefährlicher Eingriff in den Straßenverkehr gewertet werden.
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