In der heutigen Zeit vertrauen große und kleine Unternehmen auf hoch-moderne Software, um Kapital und Ressourcen mit bestmöglicher Effizienz einzusetzen. Ökonomische Prognosen haben diesen technologischen Wandel schon lange vorhergesehen und warnen unlängst vor dem Untergang, der jenen Firmen droht, die noch immer in analogen Schleifen festsitzen.
Die Königsdisziplin der informationstechnologischen Optimierung von Geschäftsprozessen ist das sogenannte ERP, eine All-In-One-Software für die reibungslose Steuerung jeglicher Firmenabläufe. Doch was kann die Anwendung leisten und wie sieht es mit der Finanzierung aus?
Was kann ERP?
ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann, bildlich betrachtet, als eine Art Bordcomputer für das Unternehmens-Cockpit betrachtet werden. Die Software sorgt für eine Übersicht aller Firmenprozesse und schafft dauerhafte Transparenz und Kontrollmöglichkeiten. So kann trotz hoch komplexer Unternehmensstrukturen eine präzise Steuerung gewährleistet werden. Abläufe lassen sich verketten, automatisieren und zukunftssicher planen, was bei erfolgreichem Einsatz überdurchschnittliche Effizienz verspricht und eine Firma handlungsfähig für den Weltmarkt macht. Der Funktionskatalog von ERP-Systemen umfasst zum Beispiel:
| ● Buchhaltung + Finanzen
● Supply Chain Management ● Controlling ● Geschäftsleitung ● Beschaffung + Einkauf/Verkauf |
● Human Resources
● Produktion ● Qualitätsmanagement ● Marketing + Sales ● Materialwirtschaft |
Da verschiedene Branchen die unterschiedlichsten Anforderungen an ERP-Programme stellen, sind die Anwendungen meist modular aufgebaut, sodass individuelle Software-Lösungen entstehen. Dabei werden sie als lokal installierte Lizenzvarianten, als internet-basierte Cloud-Systeme oder als kombinierte Hybridversionen der beiden Modelle angeboten. Wer sich nicht sicher ist, welches ERP-System am besten zum eigenen Unternehmen passt, sollte sich vor der Anschaffung umfassend informieren.
Für wen ist ERP gedacht?
Während ERP früher hauptsächlich von großen Konzernen genutzt wurde, eignen sich die modularen Anwendungen heutzutage von Freelancern über KMUs bis zu Startups eigentlich für alle erdenklichen Geschäftsformen. Doch Vorsicht, ERP-Systeme erfordern durch ihr enormes Funktionsspektrum auch ein ordentliches Maß an Knowhow. Wer sich nicht ausreichend auskennt, wird mit dem Blick auf Zeit- und Kostenfaktor schnell frustriert sein. Der Einsatz eines ERP-Beraters kann sich also für die Anschaffung und Betreuung durchaus lohnen.
Was kostet ein ERP-System?
Diese Frage ist pauschal nur schwer zu beantworten, da die Kosten extrem schwanken können. Wenn ein Unternehmen in die Welt des ERP einsteigen möchte, wird mit dem Anbieter der Wahl zunächst ein Konzept zum Umfang erstellt, damit so letztendlich auch das optimale Software-Paket geschnürt werden kann. Davon leitet sich dann die Kostenrelation ab. Experten raten interne und externe Kostenfaktoren zu berücksichtigen:
- Interne Kosten
Bei der Einführung von ERP-Systemen entstehen in der internen Struktur eines Unternehmens Kosten, die nur schwierig zu kalkulieren sind. Um das Projekt erfolgreich zu stemmen, müssen etliche Mitarbeiter zu Schulungszwecken von ihren Positionen abgezogen werden, was temporäre Personal-Lücken entstehen lässt. Das Tagesgeschäft wird damit unter einer Produktivitätssenkung leiden. Es sollte also schon vor der ERP-Einführung eine Methode entwickelt werden, um die Zeit- und Umsatzdiskrepanz zu deckeln oder zu minimieren.
- Externe Kosten
Hier handelt es sich um jene Kosten, die durch den ERP-Anbieter entstehen. Dazu gehören der Erwerb von Soft- und/oder Hardware, das Einholen der Nutzer-Lizenzen sowie die Datenbestandsverarbeitung bzw. die spezifische Anpassung des ERP-Systems an die IT-Struktur des Unternehmens. Man sollte bei der Wahl des Anbieters ebenso darauf achten, welches Ausmaß die Folgekosten annehmen, die mit Wartungs- und Supportarbeiten zusammenhängen. Seriöse Anbieter vermitteln in der Regel von Anfang an eine transparente Kostenkalkulation.
Summa summarum lassen sich die Hauptkosten schlussendlich durch die Anzahl der Nutzer (innerhalb des Unternehmens) und dem Funktionsumfang ermitteln. Eine breit aufgestellte Analyse, die den notwendigen Anwendungsrahmen miteinbezieht, kann dabei helfen, die Kosten für ein ERP-System zu ermitteln und budget-bezogen zu planen.
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